Atlassian 영업팀에서 JIRA를 어떻게 프로젝트 관리에 사용하는가

업무 흐름상의 작업 추적

JIRA는 꽤 괜찮은 작업 추적 및 프로젝트관리 도구입니다. 최근 JIRA의 기능이 한층 강화되어 영업팀에서 더욱 효과적으로 작업 시간을 추적할 수 있게 되었습니다.
처음 시스템 활용에서의 어려웠던 점 중 하나는 호주 시드니, 미국 샌프란시스코, 네덜란드 암스텔담으로 나뉘어져 있는 사무소 때문이었습니다. 어떻게 정보들을 추적하고 업데이트 하여야 효과적일 것인가 하는 고민이었습니다.
저희 팀은 대부분의 시간을 소위 '플로우(Flow)' 라고 하는 것에 소비하고 있습니다. 메일이나, 전화, 그리고 라이브 채팅등을 통해 고객 혹은 평가자들의 질문에 대해 답변하는 일입니다. 그리고 대략 10% 정도의 시간은 고객이 만든 정보(문서 등)를 개선하고 전문적인 개발 정보(컨퍼런스, 세미나 등)를 업데이트 하는데 소비합니다. 이러한 일들이 자연스럽게 JIRA를 통하여 각 개인별로 업무가 추적관리 되면서 다시 분기별로 이것들이 모여 팀 레벨의 관리 및 보고서 작성이 되고 있습니다.

설정작업

• 기본 작업흐름(workflow) (이슈오픈 > 진행 중 > 이슈 종료)
• 커스텀 필드 = 제품 (JIRA, Confluence, Bamboo, 등) 과 부서 (협업하는 다른 내부 부서 – 영업, 고객지원 부서 등)
• 컴포넌트 = 진행중인 리소스 (리포팅/메트릭스, 라이브 영업, self-service)
• 버전 = 회계연도에서의 분기
• 이슈 타입 = 작업과 목표
  • 목표(Objectives)는 각 분기 시작 시 정하는 특정 목표
  • 작업(Tasks)은 발생하는 모든 일들
• 모든 이슈는 담당자가 지정됨(팀 내에서 1명) 그리고 예상 시간 지정.
• 모든 목표 및 작업에 대해 작업기록(log work)을 기록하여 예상 시간에 대한 정확도를 검증하고 이에 대한 보고서를 생성

우리의 상사는 우리 프로젝트에 대한 활동내역(Activity Stream) 정보를 통해 항상 업데이트 된 내용을 확인합니다. 활동내역(Activity Streams)은 JIRA 4.0에서 추가된 새로운 멋진 기능입니다. 이것을 통해 프로젝트 페이지에서 원하는 사람을 찾아 활동내역을 확인하거나 혹은 RSS 피드를 통해 원하는 때에 바로 확인해 볼 수도 있습니다.

프로젝트 리포팅

저희 프로젝트는 프로젝트에 대해 소비된 시간을 추적하는데 매우 편리하여 다른 사람이나 부서에 보고하는데 매우 유용합니다. 예를 들면, 제가 how to find your JIRA active user count 라는 공개 위키 문서의 세부사항을 정리하는데 1.5시간을 소비하였고, 이 내용은 나중에 문서팀에 의해 전달되어 업데이트 될 것인데, 이와 관련된 모든 기록(댓글,담당자 등)이 JIRA의 작업(task)로서 기록되는 것입니다.

이러한 작업에 소요된 시간을 기록하는 것은 추후 목표를 계획하는데 정말로 큰 도움이 됩니다. 예를 들면, 제가 다음 분기에 신규로 작성할 비디오 자료에 얼마나 시간이 걸릴지를 예측하기 위해 과거에 특정 비디오 자료를 1시간에 만들었던 작업기록을 열어 확인해 볼 수 있는 것입니다.
또한, 프로젝트의 로드맵 화면을 통해 (다음 분기의 작업들과 'wish list'가 표시됨) 전체적인 현재 분기의 진행사항을 확인하고 생성된 이슈vs해결된 이슈 화면을 통해서도 상황을 파악할 수 있습니다.

다음단계: Confluence에서의 완벽한 대시보드

Confluence 3.1이 최근 릴리스 되었으며, Confluence 페이지에서 JIRA gadgets을 지원합니다. 이것은 JIRA의 프로젝트 리포트, 이슈필터, 차트 등을 Confluence 대시보드에 모두 표시할 수 있다는 것을 의미합니다. 이제 우리 팀의 여러 정보화면을 그 전에 메일이나 전화를 통해 생성된 시스템부서의 Confluence에 집어넣어 우리 부서의 모든 생생한 실시간 작업 상황을 한번에 전체 회사에 공개가 되는 것입니다.

기타 참고문서

• JIRA를 헬프데스크(HelpDesk)로 활용하기
• 프로젝트 관리를 위한 JIRA 구성 샘플